Agent transferowy (agent rozliczeniowy) – podmiot świadczący outsourcingowe usługi księgowe na rzecz towarzystw funduszy inwestycyjnych (TFI), powszechnych towarzystw emerytalnych i pracowniczych towarzystw emerytalnych (PTE) a także towarzystw ubezpieczeniowych w zakresie obsługi: funduszy inwestycyjnych, otwartych funduszy emerytalnych (OFE). Nie każdy fundusz zleca te usługi do Agenta Transferowego (zależy to w znacznym stopniu od wielkości instytucji i potrzebie zlecenia zadań na zewnątrz, w tym podmiotom z własnej grupy kapitałowej).

Jednym z powodów przekazania prowadzenia rejestru podmiotowi zewnętrznemu (poza towarzystwo) jest możliwość rozszerzenia oferty dla innych podmiotów (zarówno związanych kapitałowo – np. towarzystw funduszy inwestycyjnych, powszechnych towarzystw emerytalnych jak i podmiotów spoza grupy), w tym podmiotów mniejszych, zapewniając im optymalizację kosztów. Nazwa wzięła się z języka angielskiego (Transfer Agent) i jest kalką w odniesieniu do podstawowej funkcji: obsługi rozliczeń klientów (w zakresie transferów pieniężnych oraz zleceń).

Podstawowym zadaniem agenta transferowego jest prowadzenie rejestru uczestników funduszu inwestycyjnego oraz odpowiedniego rejestru członków w odniesieniu do funduszy emerytalnych. Rejestr stanowi zapis księgowy wszystkich zdarzeń dotyczących udziału uczestników w funduszu, w tym np.: zawiera dane osobowe i teleadresowe oraz informacje o wszystkich transakcjach: data nabycia, liczby i ceny nabycia jednostek uczestnictwa, opłaty, data odkupienia, pobrane podatki itd.. Zgodnie z odpowiednimi przepisami rachunkowymi rejestr stanowi element ksiąg funduszu (dane analityczne w zakresie kapitału wpłaconego).

Agent transferowy obsługuje w całości rozliczenia związane z wpłatami do, i wypłatami z funduszu: przeliczaniem wpłacanych środków pieniężnych przez klientów (inwestorów) na nabywane jednostki uczestnictwa, a także zajmuje się przeliczaniem odkupywanych / zbywanych jednostek uczestnictwa oraz przyjmuje i realizuje inne dyspozycje uczestników funduszu (np. przyjmowanie pełnomocnictw, blokady, obsługa przedstawicieli klientów, zmiany danych).

Wykonywanie funkcji agenta transferowego wykonywane jest na polecenie towarzystwa zarządzającego funduszem, zgodnie z odpowiednią umową dwustronną. Towarzystwo może zlecić także inne czynności spółce wykonującej czynności agenta transferowego związane z obsługą uczestników (członków) funduszu, np:

obsługą informacyjną dotyczącą funduszu,
obsługą reklamacji,
naliczaniem podatków,
naliczaniem opłat,
prowadzeniem systemów informatycznych obsługi uczestników/członków,
przekazywaniem uczestnikom/członkom pism dotyczących ich transakcji i stanu posiadania, w tym i prawnie wymaganych informacji podatkowych (np. dla nierezydentów).
Funkcję agenta transferowego może pełnić firma, która (obok kompetencji księgowych) posiada odpowiedni system informatyczny (sprzęt komputerowy i oprogramowanie) mogący zapewnić sprawną obsługę od strony technicznej oraz jest w stanie zapewnić wiarygodność/prawidłowość, poufność, a także bezpieczeństwo przechowywania zgromadzonych danych. Firma będąca agentem transferowym zapewnia kompleksową obsługę informatyczną funduszom w zakresie przetwarzania danych, prowadzi rejestr członków funduszu, przelicza otrzymane wpłaty na jednostki rozrachunkowe (jednostki uczestnictwa) oraz realizuje wypłaty transferowe. Agent Transferowy dba również o to, aby zmiany dotyczące danych uczestnika funduszu były na bieżąco aktualizowane.

Agent transferowy może poszerzyć swoją ofertę obsługi funduszy o inne dodatkowe usługi, np.:

stworzenie i prowadzenie platformy do obsługi zleceń (przekazywanych przez pośredników finansowych),
stworzenie platformy internetowej do internetowej obsługi klientów (w tym pozwalającą składać klientowi zlecenia on-line, uzyskiwać informacji o stanie rejestru),
prowadzenie wyceny aktywów funduszu, księgowość funduszu, prowadzenie dokumentacji do sporządzenia sprawozdań finansowych funduszu,
prowadzenie księgowości towarzystwa,
świadczenie usług informatycznych dla towarzystwa, w tym teleinformatycznej,
świadczenie usług mailingowych (wysyła w imieniu funduszu/towarzystwa do klienta potwierdzenie nabycia, konwersji i umorzenia jednostek uczestnictwa/rozrachunkowych w funduszu),
prowadzenie obsługi korespondencji w imieniu towarzystwa,
świadczenie telefonicznej (oraz e-mailowej) obsługi klientów funduszy, prowadzenie infolinii (Centrum Obsługi Klienta) i usługi typu call center gdzie klient ma możliwość telefonicznie (IVR) sprawdzić informacje o stanie aktualnej wartości jednostek uczestnictwa funduszy i uzyskać inne informacje,
obsługa specyficznej sprawozdawczości (np. w związku z realizacją przepisów ustawy o zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy, prowadzeniem bazy danych).
Agent transferowy może być kontrolowany przez Komisję Nadzoru Finansowego i inne instytucje państwowe. Podczas badania (i przeglądu) sprawozdań finansowych funduszy przez biegłego rewidenta agent transferowy udostępnia towarzystwu (dla audytora) swoje informacje w zakresie niezbędnym dla weryfikacji sprawozdań.

Część agentów transferowych prowadzi swoją działalność zgodnie z normami i standardami miedzynarodowymi (np. SAS-70).

Największe firmy świadczące usługi agenta transferowego w Polsce wg kapitału akcyjnego, które obsługują TFI to:

AXA Polska S.A. (KRS 0000294038), kapitał akcyjny 42 500 000,00 PLN obsługuje:
AXA PTE SA;
Pocztylion-Arka PTE SA (KRS 0000011947), kapitał akcyjny 25 013 280,00 PLN obsługuje:
Pocztylion-Arka PTE SA;
Generali Finance Sp. z o.o. (KRS 0000166290), kapitał akcyjny 22 050 000,00 PLN obsługuje:
Generali PTE SA;
ING Usługi Finansowe S.A. (KRS 0000027325), kapitał zakładowy 10 100 000,00 PLN
ING PTE SA;
PKO BP Finat Sp. z o.o. (KRS 0000005874) o kapitale akcyjnym: 9 461 000,00 PLN obsługuje:
PKO TFI SA, MCI Capital TFI SA, TFI SATUS SA, TFI AGRO SA;
ProService Agent Transferowy Sp. z o.o., (KRS 0000013069), kapitał zakładowy wynosi 5 050 000,00 PLN, obsługuje:
AgioFunds TFI SA, Amplico TFI SA, Aviva Investors Poland TFI, BPH TFI SA, BZ WBK AIB TFI SA, DWS TFI SA, IDEA TFI SA, ING TFI SA, IPOPEMA TFI SA, Millennium TFI SA, Noble Funds TFI SA, Quercus TFI SA, SKARBIEC TFI SA, Union Investment TFI SA, HSBC, WIOF;
Pekao Financial Services Sp. z o.o. (KRS 0000030306), kapitał zakładowy 4 500 000,00 PLN
Legg Mason TFI SA, Pioneer Pekao TFI SA, PTE Allianz Polska SA, Aegon PTE SA, PTE Telekomunikacji Polskiej, PTE Nowy Świat.
Atlantic Fund Services Sp. z o.o. (KRS 0000042197), kapitał zakładowy 4 060 400,00 PLN obsługuje:
TFI Allianz SA, ING TFI SA, Opera TFI SA, TFI SKOK SA, AXA TFI SA, Copernicus Capital TFI SA, Caspar TFI SA, Open Finance TFI SA, Forum TFI SA, TFI PZU SA, Open Life TUnŻ SA, Franklin Templeton Investments (Luxembourg), Fidelity Worldwide Investment (Luxembourg), Allianz Global Investors (Luxembourg) SA, Nordea Investment Funds SA, PTE Polsat SA;
Net Fund Administration Sp. z o.o. (KRS 0000001955), kapitał zakładowy 3 745 500,00 PLN obsługujący:
KBC TFI SA[9], PTE Warta SA.
Victoria Asset Operation Centre SA (KRS 0000293918), kapitał akcyjny 1 715 876,05 PLN
PZU Centrum Operacji SA (KRS 0000043026), kapitał akcyjny 500 000,00 PLN obsługujący TFI PZU SA.